Dataskydd för våra hyresgäster

Vi skyddar dina personuppgifter

Statens fastighetsverk (SFV) ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är starkt inom myndigheten för våra hyresgäster. Med personuppgifter menas namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer och annan information som på något sätt kan härledas till en enskild levande individ.

Vi har därför en riktlinje som i enlighet med EU:s Dataskyddsförordning (GDPR) och Dataskyddslagen fastställer hur personuppgifter ska hanteras och skyddas. De principer vi arbetar efter är att:

  • Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt.
  • Uppgifterna ska enbart insamlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål.
  • Enbart uppgifter som är relevanta och nödvändiga för ändamålet samlas in.
  • Uppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade.
  • Uppgifterna ska enbart förvaras så länge som är nödvändigt för ändamålet eller som krävs enligt lag, eller annat berättigat ändamål.
  • Behandling av uppgifterna får enbart göras om det kan säkerställas att behandlingen sker på ett säkert sätt.
  • Personuppgiftsansvarige (SFV) ska ansvara för och kunna redogöra för att ovanstående punkter efterlevs.

Vilka personuppgifter samlar vi in och för vilket syfte?

Om du har ingått avtal med oss eller har någon annan re­lation till oss behöver vi behandla dina personuppgifter. SFV är en statlig myndighet och enligt bestämmelser i författningen, till exempel tryckfrihetsförordningen och arkivlagen, innebär detta att vissa uppgifter inte får gallras utan måste bevaras. Inkomna handlingar betraktas normalt som allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen.

Vi behandlar följande personuppgifter för att kunna fullgöra vårt åtagande. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla vårt avtal med dig samt att vi som statlig myndighet ska kunna fullgöra vårt uppdrag (uppgifter av allmänt intresse) från riksdag och regering.

De personuppgifter som vi samlar in kan till exempel omfatta namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och fastighetsidentitet.

Vi sparar dina uppgifter enbart så länge som det krävs för att uppfylla ovanstående ändamål eller så länge som vi enligt lag är skyldiga att göra detta. Därefter raderas dina personuppgifter.

Vem har tillgång till personuppgifterna och vart vidarebefordras de?

Dina uppgifter delas inom SFV och kan hanteras av tredje part för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Tredje part kan exempelvis vara bolag som är involverade i drift och underhåll av våra IT-system, bolag som hanterar vår kundundersökning eller årsstämma.

De leverantörer som får del av dina personuppgifter för vår räkning ska ha undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal som garanterar att de följer lagkrav och instruktioner tillhandahållna av SFV om hur uppgifterna ska hanteras.

Vi varken vidarebefordrar, säljer eller byter dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part.

SFV kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom exempelvis till polis eller annan myndighet, i samband med utredning av brott eller om SFV på annat sätt är skyldigt att lämna ut uppgifterna enligt lagstadgade krav eller myndighetsbeslut.

Hur lagras och skyddas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas i vårt fastighetssystem samt vårt ärendehanteringssystem och rensas regelbundet från inaktuella uppgifter eller uppgifter som inte längre behövs för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden mot dig.

SFV har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, manipulation och obehörig åtkomst. För att uppnå ett fullgott integritetsskydd ska SFV inte bara se till att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Det är minst lika viktigt att kontinuerligt arbeta med frågor som medvetenhet, utbildning och organisation.

Dina rättigheter

Som hyresgäst till SFV har du rätt att när som helst:

  • begära information om de personuppgifter SFV har om dig i ett utdrag av personuppgifterna.
  • begära information om hur SFV samlar in, behandlar, lagrar, vidarebefordrar och skyddar dina personuppgifter samt syftet med och laglig grund för insamlingen.
  • begära rättelse eller radering av dina personuppgifter (såvida det inte finns lagstadgat krav på lagring av personuppgifterna, såsom exempelvis arkivlagen, eller annat legitimt skäl för lagring).
  • lämna in klagomål till Datainspektionen och begära hjälp med rättslig prövning.

Vem kontaktar du vid frågor och vem är personuppgiftsansvarig?

För frågor kring exempelvis behandling av dina personuppgifter, korrigering eller klagomål kan du vända dig till:

E-post: sfv@sfv.se
Telefonnummer: 010 478 70 00
Postadress: Box 2263, 103 16 Stockholm

SFV med organisationsnummer 202100-4474 är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du även vända dig till vårt dataskyddsombud Magnus Peterson på dataskyddsombudet@sfv.se eller till Datainspektionen.